Czym jest ergonomia stanowiska pracy?
Ergonomia stanowiska pracy to dopasowanie miejsca pracy, wyposażenia i sposobu wykonywania zadań do możliwości człowieka, tak aby praca nie przeciążała wzroku, kręgosłupa i mięśni.
Dwie osoby o różnym wzroście przy tym samym biurku mają inne problemy: jednej monitor stoi za nisko, drugiej kolana uderzają o blat. Dlatego ergonomia pracy biurowej nie polega na kupieniu jednego dobrego krzesła, tylko na dopasowaniu całego stanowiska. Wyróżnia się ergonomię koncepcyjną, czyli przemyślenie stanowiska przed jego urządzeniem, oraz korekcyjną, czyli poprawianie stanowisk, które już stoją i sprawiają kłopoty.
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Obowiązki pracodawcy: co mówią przepisy o stanowiskach z komputerem?
Ogólny obowiązek wynika z Kodeksu pracy: pracodawca organizuje pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki (art. 207 § 2 pkt 1). Szczegóły dla pracy przy monitorze ekranowym, czyli przy komputerze, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (tekst jednolity, Dz.U. 2025 poz. 58). Z tego aktu wynika, że pracodawca:
- organizuje stanowiska zgodnie z minimalnymi wymaganiami z załącznika do rozporządzenia (§ 4),
- ocenia warunki pracy na stanowiskach z monitorem, zwłaszcza na nowych stanowiskach i po zmianie organizacji lub wyposażenia (§ 5),
- informuje pracowników o wynikach oceny i środkach ochrony (§ 6 pkt 1),
- zapewnia przerwy w pracy z monitorem (§ 7) oraz profilaktyczną opiekę zdrowotną (§ 8).
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Ogólniejsze obowiązki opisaliśmy w artykule o tym, jakie są zasady BHP w miejscu pracy.
Kogo dotyczą przepisy o stanowiskach z monitorem
Rozporządzenie dotyczy pracownika, który używa monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, w tym praktykanta i stażysty. Handlowiec, który przy ośmiogodzinnym dniu pracy spędza przy laptopie trzy godziny, a resztę u klientów, nie przekracza tego progu.
Laptop jest poza zakresem rozporządzenia, jeśli nie jest używany na stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Przy dłuższym używaniu załącznik wymaga stacjonarnego monitora albo podstawki (wystarczy jedno z dwóch) oraz dodatkowej klawiatury i myszy (pkt 1.2).
Co zmieniła nowelizacja z 2023 roku
Przepisy zmieniło rozporządzenie z 18 października 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2367), które weszło w życie 17 listopada 2023 r. Pracodawcy mieli 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk utworzonych wcześniej, a ten termin już minął. Najważniejsze zmiany:
- obok okularów korygujących wzrok pojawiły się szkła kontaktowe (§ 8 ust. 2),
- doprecyzowano definicję stanowiska pracy,
- wyłączono z zakresu laptopy używane krócej niż przez połowę dobowego czasu pracy,
- wprowadzono nowy załącznik z wymaganiami.
Część wskazówek z poradników sprzed 2023 roku może być już nieaktualna.
Skoro przepisy wymagają oceny warunków pracy na stanowiskach z monitorem, najprościej zacząć od oceny ryzyka zawodowego.
ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach z monitorem
Ergonomiczne stanowisko pracy z komputerem: wymagania krok po kroku
Załącznik do rozporządzenia opisuje wymagania jakościowo. Nie podaje wymiarów w milimetrach, natężenia oświetlenia ani poziomu hałasu, więc liczby z poradników (konkretna wysokość siedziska, liczba luksów) nie wynikają z tego rozporządzenia. Przy ergonomii pracy przy komputerze sprawdź po kolei (przy każdym punkcie wskazujemy, czy to wymóg z załącznika, czy dobra praktyka):
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
- Górna krawędź ekranu znajduje się na wysokości oczu, a ustawienie monitora nie wymusza niewygodnych ruchów głowy i szyi (wymóg, pkt 2.2).
- Ustawienie monitora względem okien i lamp ogranicza olśnienie i odbicia światła (wymóg, pkt 2.3 i 9.1).
- Krzesło ma podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami, obraca się wokół osi pionowej o 360° i ma wymagane regulacje (wymóg, pkt 5.1).
- Stół umożliwia ergonomiczne ustawienie sprzętu, w tym klawiatury w takiej odległości od krawędzi, która pozwala podeprzeć ręce i przedramiona z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem a przedramieniem (wymóg, pkt 4.1).
- Na życzenie pracownika stanowisko ma podnóżek, a gdy praca wymaga korzystania z dokumentów, także uchwyt na dokumenty (wymóg, pkt 6 i 7).
- Pracownik wie, jak ustawić sprzęt pod siebie (dobra praktyka), a przerwy lub zmiana zadań są zapewnione (wymóg, § 7).
Monitor i oświetlenie
Monitor ustawiony zbyt nisko sprawia, że pracownik przez wiele godzin pochyla głowę, co może prowadzić do bólu karku. Czasem wystarczy podnieść ekran, na przykład na podstawce. Sam monitor powinien dawać wyraźne, czytelne znaki i stabilny obraz, bez migotania, a jasność i kontrast mają być łatwe do regulowania (pkt 2.1). Rozporządzenie nie podaje wartości w luksach, ale oświetlenie ma zapewniać komfort pracy wzrokowej i być dostosowane do rodzaju pracy (pkt 9.1), więc konkretnych wartości warto szukać w ogólnych przepisach BHP i Polskich Normach. Dobra praktyka: ustawić monitor bokiem do okna.
Krzesło i biurko
Krzesło może mieć wszystkie regulacje i nadal nie spełniać swojej roli, jeśli nikt nie pokazał pracownikowi, jak je ustawić. Oprócz podstawy i obrotu załącznik wymaga regulacji wysokości siedziska, wysokości oparcia w odcinku lędźwiowym i kąta pochylenia oparcia oraz regulowanych podłokietników, a siedzisko i oparcie mają być wyprofilowane odpowiednio do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud (pkt 5.1). Regulacje mają być łatwo dostępne z pozycji siedzącej (pkt 5.2). Dla stołu wymaganie jest inne: ma umożliwiać ergonomiczne ustawienie sprzętu, mieć wystarczającą powierzchnię i miejsce na nogi, a blat ma być matowy (pkt 4.1 do 4.3). Biurko z regulacją wysokości nie jest więc obowiązkowe, ale praca na stojąco ułatwia zmianę pozycji i jest dobrą praktyką.
Klawiatura, mysz i podnóżek
Praca przez cały dzień na samym laptopie, z klawiaturą przy krawędzi biurka i nadgarstkami zgiętymi w górę, to częsty błąd. Najtańsza poprawa to osobna klawiatura i mysz oraz podstawka pod laptop, czego załącznik wymaga zresztą przy dłuższej pracy na laptopie (pkt 1.2). Podnóżek trzeba zapewnić na życzenie pracownika (pkt 7). Uchwyt na dokumenty także na życzenie, ale tylko wtedy, gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów (pkt 6).
Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku z monitorem ekranowym
Podczas kontroli pracodawca powinien wykazać, że ocenił warunki pracy na stanowiskach z monitorem, przy czym rozporządzenie nie narzuca jednego wzoru takiego dokumentu. Łatwo uniknąć kłopotów, jeśli odróżnimy dwa pojęcia.
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Pierwsze to ocena warunków pracy na stanowisku z monitorem z § 5 rozporządzenia. Obejmuje pięć obszarów: organizację stanowiska, stan wyposażenia, obciążenie wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego, czynniki fizyczne (w tym oświetlenie) oraz obciążenie psychiczne. Jej wnioski mają prowadzić do działań usuwających zagrożenia.
Drugie to ocena ryzyka zawodowego z art. 226 pkt 1 Kodeksu pracy: pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko związane z wykonywaną pracą oraz stosuje niezbędne środki profilaktyczne. Obie oceny można połączyć w jednej dokumentacji. Ocenę warunków pracy przeprowadza się w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk i po każdej zmianie organizacji lub wyposażenia (§ 5 ust. 2), więc przy przeprowadzce biura czy wymianie monitorów trzeba ocenić stanowiska ponownie i sprawdzić, czy ocena ryzyka zawodowego jest nadal aktualna.
Jeśli wolisz nie robić tego sam, możesz zlecić ocenę ryzyka zawodowego specjaliście, a podstawy znajdziesz w opisie tego, czym jest ocena ryzyka zawodowego.
Gdy oceny pokazują duże różnice między stanowiskami w firmie, pomocny będzie przegląd wszystkich naraz.
Przerwy w pracy przy komputerze i ochrona wzroku
Księgowa po zamknięciu miesiąca przez cztery godziny nie podnosi wzroku znad arkusza, a wieczorem ma suche i piekące oczy. Rozporządzenie przewiduje dwie drogi (§ 7): albo pracownik łączy pracę z monitorem z innymi zadaniami, tak by nie pracować przy ekranie nieprzerwanie dłużej niż godzinę, albo ma co najmniej 5 minut przerwy po każdej godzinie takiej pracy, wliczanej do czasu pracy. Przerwa spędzona z telefonem w ręku nie daje wytchnienia oczom.
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Pracodawca zapewnia też profilaktyczną opiekę zdrowotną (§ 8 ust. 1). Jeśli badanie okulistyczne przeprowadzone w jej ramach wykaże potrzebę stosowania okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych podczas pracy przy monitorze, pracodawca ma obowiązek je zapewnić, zgodnie z zaleceniem lekarza (§ 8 ust. 2). Obowiązek ten dotyczy badań w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, a nie każdego badania wykonanego przez pracownika na własną rękę.
Lista kontrolna dla pracodawcy: jak sprawdzić stanowiska w firmie
Osoba odpowiedzialna za BHP może samodzielnie przeprowadzić wstępny przegląd stanowisk w biurze. Oto lista pytań do wydrukowania, na które odpowiada się tak lub nie:
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
- Czy pracownik używa monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy?
- Czy ocena warunków pracy na tym stanowisku została wykonana?
- Czy górna krawędź ekranu jest na wysokości oczu, a na ekranie nie ma odblasków?
- Czy stół umożliwia ergonomiczne ustawienie sprzętu i podparcie rąk z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem a przedramieniem?
- Czy krzesło ma pięciopodporową podstawę z kółkami, obrót o 360° oraz wymagane regulacje?
- Czy przy laptopie używanym co najmniej połowę dnia jest monitor albo podstawka oraz osobna klawiatura i mysz?
- Czy pracownik wie, że może poprosić o podnóżek, a przy pracy z dokumentami także o uchwyt na dokumenty?
- Czy przerwy lub zmiana zadań są zapewnione zgodnie z § 7?
- Czy pracownik został poinformowany o wynikach oceny?
- Czy po ostatniej zmianie na stanowisku ocenę powtórzono i czy ocena ryzyka zawodowego jest aktualna?
Lista to wstępny przegląd i nie zastępuje oceny. Wyniki odnotuj w firmowej dokumentacji, a gdy jej brakuje, pomoże dokumentacja BHP przygotowana dla stanowisk w Twojej firmie.
Oświetlenie, hałas i temperatura na stanowisku pracy
Biuro z oknami na południe: rano za ciemno, po południu za jasno, latem za gorąco. Dwa takie same stanowiska mogą więc być zupełnie różnie wygodne. Oświetlenie i inne czynniki fizyczne środowiska pracy są jednym z obszarów oceny z § 5, ale nie szukaj jednej magicznej wartości: ocenia się konkretne pomieszczenie. O temperaturze piszemy osobno w artykule o tym, jaka jest minimalna temperatura w biurze.
Ergonomia przy pracy zdalnej: co z obowiązkami pracodawcy?
Pracownik hybrydowy dwa dni w tygodniu pracuje z kuchennego stołu, z laptopem na kolanach. Kodeks pracy mówi o tym wprost: przy ocenie ryzyka pracownika zdalnego uwzględnia się wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i aspekty psychospołeczne, a pracodawca przekazuje informację o właściwej organizacji stanowiska z uwzględnieniem ergonomii (art. 67(31) § 5). Stanowisko organizuje pracownik, uwzględniając wymagania ergonomii (§ 8), ale nie zwalnia to pracodawcy z jego obowiązków. Pracodawca zapewnia pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy (art. 67(24) § 1 pkt 1), a przy udostępnionym laptopie pamięta o pkt 1.2 załącznika. Pracownik może użyć własnego sprzętu, a wtedy należy mu się ekwiwalent (§ 2 i 3). Nie każdy zakup wyposażenia domowego podlega więc automatycznemu zwrotowi, dlatego zasady, zwłaszcza dla mebli, najlepiej określić w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej (art. 67(20)).
Ilustracja wygenerowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Stan prawny: listopad 2026. Podstawy: Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245) oraz rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. 2025 poz. 58).
Gdy nie masz pewności, czy stanowiska w Twojej firmie spełniają te wymagania, rozmowa ze specjalistą zajmie mniej czasu niż samodzielne czytanie przepisów.
Skorzystaj z porady online
Masz pytania dotyczące BHP? Uzyskaj pomoc w zakresie szkoleń, dokumentacji i obsłudze BHP w Poznaniu i Wielkopolce.
Najczęstsze pytania o ergonomię stanowiska pracy
Co oznacza ergonomia pracy?
Ergonomia pracy to dopasowanie stanowiska, narzędzi i organizacji pracy do możliwości człowieka. Chodzi o to, by praca nie przeciążała wzroku, kręgosłupa i mięśni oraz by zmniejszać ryzyko dolegliwości związanych z wykonywanym zawodem.
Jaka jest definicja stanowiska pracy?
W rozumieniu rozporządzenia stanowisko pracy to przestrzeń pracy z wyposażeniem podstawowym (monitor, klawiatura, mysz lub inne urządzenia wejściowe, oprogramowanie z interfejsem), krzesłem i stołem oraz opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, np. drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty czy podnóżkiem.
Jakie są najważniejsze zasady ergonomii pracy przy komputerze?
Górna krawędź ekranu na wysokości oczu, krzesło z wymaganymi regulacjami, stół pozwalający ergonomicznie ustawić sprzęt, podparcie rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem a przedramieniem, brak olśnienia na ekranie oraz przerwy od monitora.
Co grozi pracodawcy, jeśli nie zapewni ergonomicznego stanowiska pracy?
Kto odpowiada za stan BHP i nie przestrzega jego przepisów, podlega karze grzywny na podstawie art. 283 Kodeksu pracy. Przestrzeganie przepisów BHP kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy, więc braki najlepiej usuwać przed kontrolą.
Czy pracownik może zgłosić nieergonomiczne stanowisko pracy?
Tak, może zgłosić uwagi przełożonemu lub służbie BHP. Pracodawca ma reagować na potrzeby w zakresie BHP (art. 207 § 2 pkt 3 Kodeksu pracy), a po zmianach na stanowisku powinien ponownie ocenić warunki pracy.
Czym różni się ergonomia korekcyjna od koncepcyjnej?
Koncepcyjna dotyczy projektowania stanowiska, zanim powstanie, a korekcyjna poprawiania stanowisk już istniejących, na których pojawiają się problemy.
Czy pracodawca musi zapewnić okulary do pracy przy komputerze?
Nie każdemu. Musi to zrobić, gdy badanie okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykaże potrzebę stosowania okularów lub szkieł kontaktowych przy pracy z monitorem, zgodnie z zaleceniem lekarza (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).
Jak powinno wyglądać stanowisko pracy w domu?
Pracownik zdalny organizuje stanowisko, uwzględniając wymagania ergonomii, a pracodawca przekazuje mu informację o zasadach jego organizacji. Przy laptopie używanym co najmniej połowę dnia potrzebny jest monitor albo podstawka oraz osobna klawiatura i mysz.
Jak często pracownik przy komputerze powinien robić przerwy?
Rozporządzenie przewiduje dwie możliwości: łączenie pracy z monitorem z innymi zadaniami, bez przekraczania godziny nieprzerwanej pracy, albo co najmniej 5 minut przerwy po każdej godzinie. Przerwa jest wliczana do czasu pracy.
Czy przepisy o monitorach ekranowych dotyczą pracownika pracującego na laptopie?
Zależy od czasu użytkowania. Przepisy obejmują pracownika używającego monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a laptop jest wyłączony, jeśli nie jest tak używany na stanowisku pracy.
